System kadrowy firmy rusztowaniowejGrudziądz, ekipy pracują w Szwecji
Komplet 30 dokumentów w mniej niż 5 sekund z danych wpisanych raz
Firma wysyła ludzi do pracy przy rusztowaniach w Szwecji. Każdy nowy pracownik to kilkadziesiąt dokumentów na jedną z czterech spółek. Zbudowaliśmy kartotekę, z której komplet powstaje jednym kliknięciem.
Na obrazie kartoteka pracownika Kamila Iłowskiego, montera, z uprawnieniami SSG, ID06 i Personnummer. Obok wybór spółki Belkar Montaż, jednej z czterech w grupie, i trzy dokumenty kompletu z tym samym nazwiskiem.
BranżaRusztowania, praca w Szwecji
Grupa firm4 spółki w jednej kartotecestan z 24.08.2026
Od audytu do produkcji04–08.2026
Gdzie stoi systemSerwer w UE (Hetzner)na koncie firmy klienta
Wynik
Przed i po w liczbach
Komplet dokumentów nowej osobyPrzedok. 30 min ręczniePo30 dokumentów w mniej niż 5 s
Ręczne wpisania tych samych danych na osobęPrzedkilkadziesiątPo1 wpis w kartotece
Czas kadr na dokumenty w miesiącuPrzed3,5 hPo0,5 h (−86%)
Spółki obsługiwane z jednej kartotekiPrzedosobne plikiPo4 spółki w jednej bazie
Punkt wyjścia
Te same dane wpisywane ręcznie do każdego dokumentu
Każdy nowy pracownik to teczka: kilkadziesiąt dokumentów, w które imię, nazwisko, PESEL, adres i daty wpisywało się ręcznie, raz za razem. Według klienta jedna teczka to było pół godziny przepisywania.
Dane kandydatów leżały w plikach i arkuszach na różnych dyskach. Każde nowe zatrudnienie dokładało tej samej pracy, a każda literówka oznaczała poprawianie papieru.
Skąd przychodziły dane
Kartka z danymi od kandydata
Arkusz na jednym z dysków
Mail ze stawką i spółką
Wpisywane ręcznie w każdy dokument
Umowa o pracęKamil Iłowski
Informacja o warunkach zatrudnieniaKamil Iłowski
Aneks do umowyKamil Iłowksi
Skierowanie na badania lekarskieKamil Iłowski
Jedna teczka
Ok. 30 min przepisywania
według klienta, opinia na Trustpilot, 27.08.2026
Dane z trzech miejsc trafiały ręcznie do każdego dokumentu. Nazwisko wpisane pięć razy to pięć okazji do literówki.
Nagranie z systemu
Od kliknięcia do gotowego kompletu, bez cięć
Panel generowania dokumentów w działającym systemie. Przycięliśmy nagranie do tego panelu, a nazwę spółki zamazaliśmy.
Jedna kartoteka, z której wychodzą wszystkie dokumenty
Audyt pokazał, że sam generator zdjąłby tylko część pracy. Dlatego zbudowaliśmy kartotekę ludzi, a generowanie dokumentów jest jedną z jej funkcji.
1
Kartoteka pracowników
Ludzie ze wszystkich spółek w jednym miejscu: dane, uprawnienia, status i historia kompletów. Człowieka znajdujesz po nazwisku, telefonie albo statusie.
Uprawnienia z listy firmy: SSG, ID06, Personnummer i inne
Kartoteka działa też na telefonie
system.belkar.pl/pracownicy
Pracownicy48 osób
SzukajSpółka: wszystkie
PracownikStatus
Kamil IłowskiMonterZatrudniony
Paweł ZielińskiPomocnik monteraZatrudniony
Marcin KowalczykPoddźwigowyRekrutacja
Rafał WiśniewskiPracownik budowlanyZatrudniony
Dariusz MazurMonterZatrudniony
KIKamil IłowskiZatrudnionySSGID06
Lista pracowników z wyszukiwarką i filtrem spółki: Kamil Iłowski, monter; Paweł Zieliński, pomocnik montera; Marcin Kowalczyk, poddźwigowy w rekrutacji. Obok ta sama kartoteka na telefonie.
2
Komplet jednym kliknięciem
Kadrowa wybiera zakres i spółkę, klika „Generuj dokumenty”, a system składa komplet z danych kartoteki na wzorach firmy.
Trzy zakresy: pełny komplet, umowa z informacją albo ostatni aneks SE
30 dokumentów w mniej niż 5 s, pomiar na produkcji
system.belkar.pl/komplet
Kamil Iłowski · Belkar Montaż
Komplet dokumentów
Generuj
Pełny kompletUmowa i informacja
Umowa o pracę
Informacja o warunkach zatrudnienia
Aneks do umowy, praca w Szwecji
Skierowanie na badania lekarskie
30 z 30 gotowe
30 dokumentów w mniej niż 5 spomiar na produkcji
Karta szkolenia BHP
Kamil Iłowski
Aneks do umowy
Kamil Iłowski
Umowa o pracę
PracownikKamil Iłowski
StanowiskoMonter
Panel kompletu dla Kamila Iłowskiego na spółkę Belkar Montaż: zakres „Pełny komplet”, przycisk „Generuj dokumenty”, lista gotowych dokumentów i pasek 30 z 30 gotowe. Obok karta „30 dokumentów w mniej niż 5 s” i trzy kartki kompletu z tym samym nazwiskiem.
3
Te same dane w każdym dokumencie
Imię i nazwisko, PESEL, stanowisko i spółka trafiają do dokumentów prosto z kartoteki. Żółte zaznaczenie pokazuje tę samą wartość w kartotece i na umowie.
Kartoteka
Imię i nazwiskoKamil Iłowski
PESEL850312•••••
StanowiskoMonter
SpółkaBelkar Montaż sp. z o.o.
Belkar Montaż sp. z o.o.
Umowa o pracę
PracownikKamil Iłowski
PESEL850312•••••
StanowiskoMonter
PracodawcaBelkar Montaż sp. z o.o.
§ 1
§ 2
Umowa o pracęBelkar Montaż sp. z o.o.
PracownikKamil Iłowski
PESEL850312•••••
StanowiskoMonter
Po lewej kartoteka z polami: Kamil Iłowski, PESEL 850312 zamaskowany, stanowisko monter, spółka Belkar Montaż. Nić prowadzi od nazwiska w kartotece do tego samego nazwiska w tabeli na umowie o pracę.
4
Jedna kartoteka, cztery spółki
Ludzie przechodzą między spółkami w grupie w ciągu roku. Spółkę na dokumentach wybiera się przy generowaniu, a wzory dokumentów zostają te same.
Zmienia się nazwa, dane rejestracyjne, reprezentant i miejsce zatrudnienia
Cztery spółki w kartotece od 24.08.2026
system.belkar.pl/komplet
Na którą spółkę?1 z 4
Belkar sp. z o.o.
Belkar Montaż sp. z o.o.
Belkar Serwis sp. z o.o.
Belkar Kadry sp. z o.o.
Zmienia się na dokumentach
Nazwa spółki
Dane rejestracyjne
Reprezentant
Miejsce zatrudnienia
Wzory dokumentów bez zmian
Wybór spółki na dokumentach: cztery spółki grupy Belkar, zaznaczona Belkar Montaż. Obok lista tego, co zmienia się na dokumentach: nazwa spółki, dane rejestracyjne, reprezentant i miejsce zatrudnienia. Wzory dokumentów zostają bez zmian.
Komplet: Kamil Iłowski · Belkar Montaż sp. z o.o. · 30 dokumentówdane z kartoteki
Trzydzieści miniatur dokumentów kompletu jednego pracownika. Na każdej zaznaczone miejsce, w które system wpisał dane z kartoteki.
Cały komplet z jednego wpisu, rozłożony na kartki.
5
Teczki A, B, C i skany
Podpisane dokumenty i skany leżą przy człowieku, w układzie teczki A, B, C, razem z historią wygenerowanych kompletów.
Skan trafia do właściwej części teczki
Każdy komplet zostaje w historii z datą i spółką
system.belkar.pl/teczka
Teczka: Kamil IłowskiDodaj skan
Część ACzęść BCzęść C
Umowa o pracę, podpisanaskan
Komplet · Belkar Montaż30 dokumentów
Skan w części A
Teczka Kamila Iłowskiego z zakładkami Część A, B i C, miniaturami skanów, podpisaną umową o pracę jako skanem i wpisem w historii: komplet na spółkę Belkar Montaż, 30 dokumentów.
6
Wydruk jednym plikiem
Przycisk „Drukuj” składa cały komplet w jeden plik PDF, więc kadrowa drukuje wszystko za jednym razem.
DrukujCały kompletjeden plik PDF
7
Droga pracownika do wyjazdu
System robi cztery pierwsze kroki. Podpisy, teczki i daty pobytu zostają w rękach biura.
Robi systemRobi Twoje biuro
1KartotekaDane wpisane raz
2Spółka i zakresWybór 1 z 4 spółek
3Komplet30 dokumentów w mniej niż 5 s
4WydrukJeden plik PDF
5Podpisy i teczkiTeczki A, B, C układa kadrowa
6WyjazdDaty pobytu wpisuje kadrowa
Linia ciągła to dane płynące w systemie, przerywana to praca biura.
Wyniki
Liczby z produkcji i z audytu procesu
Czas generowania zmierzyliśmy w działającym systemie. Spadek czasu pracy kadr to szacunek z audytu przed wdrożeniem.
30
dokumentów w komplecie z jednego wpisu
system na produkcji, 08.2026
<5s
na wygenerowanie całego kompletu
pomiar na produkcji
−86%
czasu kadr na papiery przy komplecie
szacunek z audytu, kwiecień 2026
0
przepisywania danych do dokumentów
dane wpisane raz w kartotece
Jedna teczka: przygotowanie kompletu dokumentów
Przedok. 30 minwedług klienta: ok. 30 min na teczkę (opinia klienta na Trustpilot, 27.08.2026)
Po<5 sgenerowanie kompletu w systemie, pomiar na produkcji
Głos klienta
Co klient napisał po pierwszych tygodniach pracy
Opinia z niezależnego profilu na Trustpilot, przepisana słowo w słowo.
Chłopacy wykonali u nas świetną robotę. Zbudowali system kadrowy pod nasz sposób pracy. Wcześniej jedna teczka pracownika to było pół godziny przepisywania papierów, teraz kadrowa klika guzik i ma komplet trzydziestu dokumentów w pięć sekund. Petarda, polecam każdemu.
Tak przebiegło to wdrożenie, etap po etapie, z datami.
1
13–17.04.2026
Audyt procesu
Dwa spotkania mapowania z koordynatorką kadr i przegląd teczki, 16 dokumentów jeden po drugim. Na koniec rekomendacja zakresu.
2
18.04–07.2026
Budowa systemu
Pierwsza wersja generatora gotowa 25.04 i sprawdzona z koordynatorką kadr na prawdziwych teczkach. Potem kartoteka, skany i teczki A, B, C na wzorach firmy.
3
08.2026
Produkcja
Szkolenie zespołu kadr i pierwsze prawdziwe teczki wpisane przez firmę.
