Delegowanie pracownika do Szwecji: dokumenty krok po kroku

Delegowanie pracownika do Szwecji to dwa zestawy papierów. W Polsce kadry przygotowują umowę, aneks na pracę w Szwecji, informację o warunkach zatrudnienia i wniosek o A1 w PUE ZUS. W Szwecji dochodzą zgłoszenie w Arbetsmiljöverket przed startem pracy, karta ID06 i wpis do ewidencji obecności na budowie. Za brak zgłoszenia grozi opłata 20 000 koron. Spółka i daty muszą być wszędzie te same.

Jakie dokumenty przygotować przed wyjazdem do Szwecji?

28 dokumentów. Tyle ma komplet nowego pracownika w RJS Rusztowania z Grudziądza, firmie, która montuje rusztowania w Polsce i w Szwecji. Komplet policzyliśmy na produkcji 11.09.2026. Składa się z 16 dokumentów numerowanych, kwestionariusza osobowego, wniosku o urlop bezpłatny in blanco i 10 papierów pod Szwecję. W tej dziesiątce są oferta stawki, aneksy do umowy, najem lokalu, oświadczenia, dokument do Personnummer, upoważnienie EKUZ i zmiana adresu w Skatteverket.

Każdy z nich powtarza te same dane: imię, nazwisko, PESEL, adres, daty. Według klienta jedna teczka to było około pół godziny przepisywania. Dane przychodziły z trzech miejsc: z kartki od kandydata, z arkusza na jednym z dysków i z maila ze stawką i spółką. Nazwisko wpisane pięć razy to pięć okazji do literówki.

Dziś kadrowa wpisuje osobę raz w kartotece, wybiera spółkę i zakres, a komplet 28 dokumentów zapisuje się w mniej niż 5 sekund (pomiar w systemie klienta, sam zapis plików). Wpisanie i sprawdzenie danych oraz podpisy z pracownikiem zostają po stronie kadr. Cały przebieg opisuje wdrożenie kartoteki w RJS Rusztowania.

Druga połowa papierów powstaje poza kadrami. Zgłoszenie delegowania, kartę ID06 i wpis do ewidencji obecności załatwia się w szwedzkich systemach, a każdy z nich bierze dane z dokumentów polskich. Stąd kolejność poniżej.

Krok po kroku: od umowy do ewidencji na budowie

Piątek, szesnasta. Wylot w sobotę, praca od poniedziałku. W RJS rytm tygodnia jest stały: papiery podpisuje się dzień przed początkiem umowy, szkolenie BHP trwa dwa dni, a aneks podpisuje się po szkoleniu. Każdy krok niżej ma więc swój termin i swoją blokadę.

1. Spółka i umowa

Pierwsza decyzja to spółka, na którą jedzie pracownik. W grupie z kilkoma spółkami ten sam monter raz jedzie na jedną, raz na drugą. Od tej decyzji zależy wszystko dalej, bo według regulaminu ID06 zaświadczenie A1 musi wskazywać tę samą firmę, która zamawia kartę ID06. Umowa i informacja o warunkach zatrudnienia idą na tę samą spółkę.

2. Wniosek o A1 w PUE ZUS

Zaświadczenie A1 potwierdza, że w czasie pracy w Szwecji pracownik podlega polskiemu ustawodawstwu, więc składki płaci się w Polsce. Od 1 kwietnia 2022 r. wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS, a złożyć go może pracodawca albo pracownik (ZUS o zaświadczeniu A1, sprawdzone 21.10.2026). ZUS radzi wprost: „Jeśli możesz, wystąp o zaświadczenie A1 z wyprzedzeniem”.

Warunki opisuje ZUS na stronie o pracownikach delegowanych: przewidywany czas pracy za granicą do 24 miesięcy i co najmniej miesiąc ubezpieczenia albo zamieszkania w Polsce tuż przed wyjazdem. Czy konkretny wyjazd je spełnia, zależy od stanu faktycznego. Rozstrzyga to ZUS, a przy wątpliwościach pomoże doradca od delegowania albo prawnik.

3. Aneks na pracę w Szwecji

Aneks ma daty delegowania i te daty muszą się zgadzać z A1. Kadrowa, z którą przechodziliśmy teczkę dokument po dokumencie, mówiła wprost, że tej zgodności żaden wzór sam nie ustawi. Sprawdza ją człowiek. Gdy ZUS wyda A1 z innymi datami, aneks robi się od nowa. W RJS aneks SE jest przypięty do umowy, z której wynika, i ma własną datę, więc przy kolejnym wyjeździe kadrowa generuje sam ostatni aneks SE, bez całego kompletu.

4. Zgłoszenie w Arbetsmiljöverket

Zgłoszenie składa pracodawca w e-usłudze Arbetsmiljöverket, zanim pracownik zacznie pracę w Szwecji. Osobne zgłoszenie dotyczy każdego miejsca pracy. Według strony o przygotowaniu do zgłoszenia (sprawdzone 21.10.2026) trzeba mieć pod ręką odbiorcę usługi w Szwecji, adres budowy, imię, nazwisko i numer identyfikacyjny każdego pracownika (personnummer, paszport albo inny urzędowy), kod branży NACE, daty początku i końca oraz dane osoby kontaktowej w Szwecji.

Osoba kontaktowa musi być osiągalna w Szwecji przez cały okres delegowania. Najpóźniej w dniu startu pracy odbiorca usługi dostaje dokument, że zgłoszenie poszło, i wystarcza do tego potwierdzenie z urzędu. Arbetsmiljöverket na stronie o obowiązkach pracodawcy (aktualizacja 9.10.2026) podaje opłatę sankcyjną 20 000 koron za brak zgłoszenia. Tyle samo kosztuje brak osoby kontaktowej albo spóźniona dokumentacja dla odbiorcy usługi. Opłaty mogą być łącznie trzy.

5. Karta ID06 i samordningsnummer

Karta ID06 otwiera wejście na budowę. Rejestruje też obecność w elektronicznej ewidencji (ID06 o karcie). Przed wydaniem karty ID06 sprawdza tożsamość, prawo do pracy w Szwecji i związek pracownika z firmą, która kartę zamawia. Od pracownika polskiej firmy regulamin wymaga A1 albo potwierdzenia wniosku, a samo A1 trzeba dosłać w ciągu 3 miesięcy.

Bez pokwitowania ze Skatteverket karta ma najwyżej 25 dni. Z potwierdzonym samordningsnummer działa do 12 miesięcy, ale tylko do końca ważności A1. Samordningsnummer dostaje osoba, która zostaje w Szwecji krócej niż rok, po osobistej weryfikacji tożsamości w punkcie obsługi (Skatteverket o numerze koordynacyjnym).

6. Wpis do ewidencji obecności

Na budowie działa personalliggare bygg, czyli elektroniczna ewidencja obecności. Wykonawca wpisuje każdą osobę, która pracuje przy jego robotach: imię, nazwisko i personnummer, samordningsnummer albo zagraniczny odpowiednik, a do tego początek i koniec każdej zmiany, na bieżąco (Skatteverket o obowiązkach wykonawcy). Przy źle prowadzonej ewidencji Skatteverket może pobrać opłatę kontrolną 12 500 koron plus 2 500 koron za każdą osobę, której w niej brakuje (Skatteverket o opłacie kontrolnej).

Tabela jest szersza niż ekran, przesuń ją palcem w bok.

Co musi zostać w teczce na wypadek kontroli?

Papier zostaje. Podpisy są w oryginale, a skany idą do teczki. W RJS kartoteka trzyma teczki A, B i C ze skanami i historię kompletów każdej osoby, więc przy stałych ludziach, którzy jadą co roku, widać od razu, co już podpisali.

Przy szwedzkiej budowie dobrze mieć pod ręką to, o co może poprosić odbiorca usługi albo urząd: umowę, aktualny aneks z datami, A1, potwierdzenie zgłoszenia z Arbetsmiljöverket i dane osoby kontaktowej. Osoba kontaktowa przekazuje dokumenty szwedzkim urzędom na ich prośbę. Też musi wiedzieć, gdzie leżą.

Test na ten tydzień jest prosty. Weź teczkę osoby, która jedzie najbliżej, i porównaj cztery rzeczy na umowie, aneksie, A1 i zamówieniu karty ID06: nazwę spółki, imię i nazwisko w tej samej pisowni, daty delegowania i numer identyfikacyjny. Każda różnica to poprawka w kilku plikach. Przy dwudziestu osobach w ekipie ta sama różnica potrafi powtórzyć się dwadzieścia razy.

Kiedy kartoteka pod Szwecję się nie opłaca?

Gdy firma wysyła za granicę kilka osób w roku, dobre wzory w edytorze wystarczą. Gdy program kadrowy już składa te dokumenty z jednej kartoteki, drugi system dołoży tylko drugie miejsce do wpisywania. Trzeci przypadek: nikt w firmie nie znajdzie kilku godzin, żeby przejść wzory dokument po dokumencie.

Granice są też po naszej stronie. System z RJS nie ma pól z datą A1, dat badań ani przypomnień o terminach, nie składa wniosków do ZUS i nie zgłasza delegowania w Szwecji. A1, zgłoszenie, karta ID06 i ewidencja zostają w rękach firmy. Kartoteka zdejmuje przepisywanie tych samych danych do 28 dokumentów.

W DAPLO zaczynamy od diagnozy jednego procesu: przez około tydzień przeglądamy wzory dokument po dokumencie i liczymy czas jednego kompletu. Zakres pierwszego procesu, razem z tym, czego nie obiecujemy, opisuje strona o wdrożeniu dokumentów pracowników. Lista papierów przy samym zatrudnieniu, bez wyjazdu, jest we wpisie o dokumentach do zatrudnienia pracownika.

Najczęstsze pytania

Kto składa zgłoszenie delegowania pracownika do Szwecji?

Zgłoszenie delegowania do Szwecji składa pracodawca w e-usłudze Arbetsmiljöverket, zanim pracownik zacznie pracę. Pracodawca podaje odbiorcę usługi, adres miejsca pracy, dane i numer identyfikacyjny pracownika, daty oraz osobę kontaktową w Szwecji. Każde miejsce pracy wymaga osobnego zgłoszenia, a potwierdzenie trafia do odbiorcy usługi najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

Czy karta ID06 może być ważna dłużej niż zaświadczenie A1?

Karta ID06 dla pracownika polskiej firmy nie może być ważna dłużej niż zaświadczenie A1. Według regulaminu ID06 karta z potwierdzonym samordningsnummer działa do 12 miesięcy, ale tylko do końca ważności A1. Bez pokwitowania ze Skatteverket karta ma najwyżej 25 dni. Zaświadczenie A1 musi przy tym wskazywać tę samą firmę, która zamawia kartę.

Czy pracownik delegowany do Szwecji potrzebuje personnummer?

Pracownik delegowany do Szwecji na krócej niż rok zwykle występuje o samordningsnummer, czyli numer koordynacyjny ze Skatteverket. Personnummer dotyczy osób, które przeprowadzają się do Szwecji na rok albo dłużej. Samordningsnummer wydaje się po osobistej weryfikacji tożsamości w punkcie obsługi Skatteverket, wyjątkowo w ambasadzie. Do karty ID06 ważnej do 12 miesięcy regulamin wymaga numeru potwierdzonego.

Co zrobić z aneksem, gdy ZUS wyda A1 z innymi datami?

Aneks na pracę w Szwecji trzeba wtedy przygotować od nowa, z datami zgodnymi z zaświadczeniem A1, i podpisać go ponownie z pracownikiem. Aneks i A1 opisują ten sam wyjazd, więc ich daty powinny być takie same w obu dokumentach. Zgodność dat sprawdza kadrowa, bo żaden wzór nie wie z góry, jakie daty ostatecznie wpisze ZUS.

Ile kosztują Cię dziś teczki pracowników przed wyjazdem do Szwecji, policzysz w kalkulatorze kosztu dokumentów.